DATENSCHUTZ OFFICE 365

Datenschutzhinweise für Online-Umfragen via “Microsoft Forms“ der WJW Wiesbadener Jugendwerkstatt gGmbH

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Forms“ informieren.

1. Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen das Tool „Microsoft Forms“, damit Sie uns nach Ihrer Ausbildung Ihren beruflichen Status/ Werdegang mitteilen können. Die Teilnahme an der Online-Umfrage ist freiwillig. „Microsoft Forms“ ist Teil der Cloud-Anwendung Microsoft Office 365, Anbieter ist die Microsoft Corporation, Inc., One Microsoft Way Redmond, WA 98052-6399 USA.

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von der „Online-Abfrage“ steht, ist die WJW Wiesbadener Jugendwerkstatt gGmbH, Hasengartenstraße 12, 65189 Wiesbaden.

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt:
gds – Gesellschaft für Datenschutz Mittelhessen mbH, Auf der Appeling 8, 35043 Marburg, Tel.: 06421 804 1310, E-Mail: datenschutz@gdsm.de.

3. Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von „Microsoft Forms“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei z. T. auch davon ab, welche Daten Sie in dem Fragebogen angeben:

  • Personenstammdaten (wenn Sie diese von sich aus angeben)
  • Beruf (wenn Sie diesen von sich aus angeben)
  • Logfiles, Protokolldaten
  • Metadaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt der Teilnahme, usw.)

Hinweis zur automatisierten Entscheidungsfindung: Eine automatisierte Entscheidungsfindung i. S. d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

4. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Sie sind nach dem gesetzlichen Widerrufsrecht jederzeit befugt eine solche, einmal erteilte Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Wie werden dann die Datenverarbeitung beenden, was ggf. auch zur Einschränkung von Unterstützungsleistungen führen kann, die wir nur mit Ihrer Einwilligung erbringen können. Der Widerruf der Einwilligung ändert nichts an der Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs.

5. Empfänger / Weitergabe von Daten

Wir übermitteln die von Ihnen angegeben Daten in anonymisierter Form an die Stadt Wiesbaden. Ansonsten werden die von Ihnen angegeben personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an der „Online-Umfrage“ verarbeitet werden, grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Microsoft Forms“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen der Datenschutzvereinbarungen mit „Microsoft Forms“ vorgesehen ist, zusätzliche Informationen hierzu finden Sie unter Ziff. 6.

6. Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

„Microsoft Forms“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt.

Hinweis: Microsoft Forms ist Teil der Cloud-Anwendung Office 365. Microsoft behält sich vor Kundendaten zu eigenen Geschäftszwecken zu verarbeiten. Dies stellt für die Nutzer von Microsoft Forms ein Datenschutz-Risiko dar. Wir haben mit dem Anbieter Microsoft Datenschutzvereinbarungen und EU-Standardverträge abgeschlossen, um ein Mindestmaß an Datenschutz zu garantieren. Beachten Sie bitte, dass wir auf die Datenverarbeitungen von Microsoft keinen Einfluss haben. In dem Umfang, in dem Microsoft Forms personenbezogene Daten in Verbindung mit den legitimen Geschäftsvorgängen von Microsoft verarbeitet, ist Microsoft unabhängiger Datenverantwortlicher für diese Nutzung und als solcher verantwortlich für die Einhaltung aller geltenden Gesetze und Verpflichtungen eines Datenverantwortlichen. Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und ihrer Verarbeitung durch Microsoft Forms erhalten Sie in den Datenschutzerklärungen von Microsoft unter:

https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

und Microsoft Teams unter:

Sicherheit und Datenschutz in Microsoft Forms – Microsoft-Support

Dort erhalten Sie auch weitere Informationen zu Ihren diesbezüglichen Rechten. Da Microsoft Ihre personenbezogenen Daten auch in den USA verarbeitet, haben wir EU-Standardverträge mit Microsoft zu Office 365 und Forms abgeschlossen, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu garantieren. Die EU-Standardvertragsklauseln können Sie unter folgenden Link abrufen:
https://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2010:039:0005:0018:DE:PDF

7. Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie haben das Recht

  • auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
  • Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
  • Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.
  • Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.
  • Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

8. Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.